El efecto Kriptonita

"Una mala gestión de proveedores es como Kriptonita para las empresas". Aunque esta frase no es de mi autoría, me quedó grabada y me hizo reflexionar profundamente sobre el tema. ¿Por qué puede volverse tan importante la gestión de nuestros proveedores? ¿Qué riesgos pueden materializarse si no los gestionamos correctamente?

Los invito a partir de la siguiente idea. "La gestión de proveedores es un elemento vital en la administración moderna de las organizaciones, sobre todo si se considera que a partir de la calidad de las entradas se puede garantizar la calidad de las salidas". Herrera, M. Osorio, J. (2006). Es decir, así como la calidad de los resultados de un proceso depende, en gran medida, de la calidad de los insumos que ingresan al proceso; la solidez de los proveedores de una organización, marcará la diferencia en los resultados de su gestión.

Nuestros proveedores nos proveen de materias primas, componentes, productos y servicios que son necesarios para nuestra operación. Si estos insumos no llegan en la cantidad, calidad, costo y oportunidad requeridos, tendrán un impacto negativo directo en la rentabilidad de la empresa porque, probablemente, se produzca un quiebre de stock, una parada de máquina, un reproceso, con los sobre costos asociados, un retraso en la entrega a un cliente, una penalidad por incumplimiento de un contrato, pérdida de ingresos por una venta no realizada y, en el extremo, la pérdida del cliente.

Pero eso no es todo, una falla de nuestro proveedor también podría impactar en la imagen y reputación de nuestra empresa, incluso hacer pender de un hilo su sostenibilidad y hasta llegar a hacerla desaparecer del mercado.

Dicho esto, ¿nos queda alguna duda sobre la importancia de gestionar adecuadamente a nuestros proveedores? La analogía de Superman y la Kriptonita no podría ser mejor.

La gestión de proveedores debe entenderse como un proceso estratégico en las organizaciones, el camino hacia el fortalecimiento de relaciones de confianza que permitan trabajar en ideas innovadoras para desarrollar nuevos materiales o procesos, reduciendo costos, ganando eficiencia y productividad, mejorando nuestra posición competitiva, generando propuestas que contribuyan con la preservación del medio ambiente o asegurando la sostenibilidad de la empresa en el tiempo.

A continuación menciono algunos pasos a seguir para establecer un sistema de gestión de proveedores:

1) Identificar a los proveedores potenciales, realizando un mapeo de la oferta de suministro acorde a los requerimientos de la organización.

2) Evaluar a los proveedores en términos de su capacidad financiera, operativa, comercial y su gestión de la calidad.

3) No arriesgue a su organización colocando muchas órdenes de compra al iniciar la relación con un proveedor nuevo, es mejor comenzar con una o unas pocas, mientras se va estableciendo una relación de confianza.

4) Evaluar el desempeño del proveedor, verificando el cumplimiento de los requisitos de la organización, con criterios objetivos y con el apoyo de un equipo multifuncional.

5) Establecer un sistema de seguimiento, registro y alertas que permitan tomar acciones sobre el desempeño de los proveedores.

6) Desarrollar a los proveedores con buen desempeño, promoviendo relaciones de ganar-ganar. En esta fase de la relación de confianza, es posible hacer un trabajo colaborativo con el proveedor.

7) Establecer planes de acción de mejora para aquellos proveedores que no tienen un buen desempeño, con fechas establecidas.

8) Retirar de la base de datos de proveedores a aquellos que no superen los planes de mejora en los tiempos acordados. No arriesgue a su organización.

Una última reflexión, la gestión de proveedores no es tarea sólo del área de compras. Para que este sistema funcione y se logren los resultados esperados, es necesario que la empresa en su conjunto asuma el rol que le corresponde en la gestión de proveedores. Es indispensable la participación activa de los usuarios y las áreas de apoyo, trabajando en forma coordinada, como un equipo multifuncional para lograr tener proveedores más confiables y robustos y minimizar los riesgos asociados.