¿Por qué es importante automatizar el proceso P2P?

¿Por qué es importante automatizar el proceso P2P?

El proceso P2P, siglas derivadas de "procure to pay", es el proceso que enlaza el requerimiento, la compra, la recepción, la factura y el pago.

Este proceso que debiera ser muy expeditivo por ser un proceso rutinario puede convertirse en un dolor de cabeza para las empresas cuando no es automatizado, cuando los procedimientos no son claros, o el personal no se encuentra bien entrenado.

Escena 1

Un proveedor llama incansablemente pidiendo su pago, cuando por fin consigue contactar con alguien de tesorería o de compras, no obtiene respuesta, la factura no ha sido registrada en el sistema, nadie sabe dónde o por qué quedó atrapada en algún punto del proceso. ¿Quién recibió la factura? ¿tiene una orden de compra? ¿el producto o servicio cumplió con los requisitos solicitados? En el extremo, una factura puede permanecer semanas o meses sin pagarse por no haberse registrado oportuna y correctamente en el sistema. ¿Les suena familiar?

Escena 2

Hacemos una transferencia bancaria para pagar una factura y de pronto identificamos que el pago de esa factura había sido realizado dos semanas atrás... se cruzan miradas, no hay respuesta... ¿es posible que se haya pagado dos veces una factura? ¿Quién tiene la información correcta? ¿Los registros contables? ¿el reporte de compras? ¿el área de tesorería? ¿el proveedor?

No pensemos que situaciones como estas corresponden a décadas pasadas cuando no existían los sistemas integrados de gestión. He transitado por varias empresas y les puedo asegurar que estos casos pueden presentarse incluso en la actualidad. En la mayoría de los casos, las causas radican en la falta de procesos o procedimientos claros sobre la recepción de los productos y servicios, el registro oportuno de las facturas o la falta de trazabilidad entre lo solicitado en la orden de compra, lo recibido, el registro de la factura y el registro del pago.

¿Qué consecuencias puede tener para la empresa no contar con un proceso P2P ajustado?  

• Exposición a fraudes internos por falta de control.

• Falta de visibilidad del gasto, impacto en el flujo de caja y en los estados financieros.

• Pérdida de imagen y reputación de la empresa por ser un "mal pagador", con impacto en el abastecimiento.

• Pérdida de las líneas de crédito y/o endurecimiento de las condiciones de pago, debido a la pérdida de confianza por parte de los proveedores, con impacto en el calce financiero de la empresa.

La gestión del ciclo "procure to pay" permite la integración del departamento de compras con el departamento de tesorería, generando un mejor control y trazabilidad de los procesos asociados.   

¿Cómo implementar un sistema de gestión del ciclo procure to pay?

A continuación, listo algunas recomendaciones:

• Es indispensable establecer un procedimiento de registro y mantenimiento de la base de datos de proveedores, que incluya las condiciones de pago pactadas.
• Si las condiciones de pago para un mismo proveedor pueden variar con cada transacción de compra, es necesario tener los procedimientos claros y los registros debidamente documentados para evitar errores y/o manipulación de la información.
• Automatizar el registro de las facturas para tener mejor visualización del gasto. Hoy en día el uso de facturas electrónicas y las plataformas que permiten el acceso directo de nuestros proveedores puede generar grandes eficiencias en nuestros procesos y mejorar las relaciones entre la empresa y sus proveedores.
• El sistema de información debe estar preparado para brindar trazabilidad a lo largo del ciclo "procure to pay", contribuyendo con la reducción de papeles, trabajo manual y errores en los registros de cuentas por pagar.
• Se requiere establecer relaciones de colaboración entre las áreas de Compras, Contabilidad y Tesorería para asegurar que los procesos sean seguros y fluidos, generando confianza y eficiencia en la gestión de pagos.

Por último, les comparto algunos beneficios de implementar un sistema P2P automatizado y robusto:

• Genera transparencia en los procesos.
• Reduce las tareas manuales y mejora la eficiencia en la gestión.
• Mejora las relaciones entre la empresa y sus proveedores.
• Reduce la posibilidad de fraudes internos.

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